تقرير العمل وأهميته وكيفية كتابته بأفضل شكل

بغض النظر عن المجال الذي تعمل فيه وطبيعة عملك وآليته، من الضروري أن تكتب تقرير العمل بشكل صحيح لما لذلك من أهمية بالغة في ريادة الأعمال والمهارات المتعلقة بها.

خصوصًا في ظل التطور التكنولوجي الذي نعيشه والذي يوفر لنا سلاسة ومساعدة كبيرة في تقديم تلك التقارير وغيرها.

أهمية تقرير العمل

إن تقرير العمل عبارة عن عرض معلومات محددة وبيانات وحقائق لتوصيف أمر ما أو حدث أو مشكلة، ومن الضروري عند ذكر هذه المعلومات أن تكون مدعومة بتحليل موضوع ومنطقي.

ينتج عن هذا التحليل الحلول المقترحة في حال كان موضوع التقرير مشكلة، أو نصائح وتوجيهات في حال كنا نصف أمرعادي متعلق بالعمل وسيره.

لذا فإن تقارير العمل في غاية الأهمية لأنها تجعل من كل مَن له صلة بالعمل على اطلاع دائم لما يحدث في العمل من تطورات وعراقيل وغيرها.

كما توفر كذلك توصيف للحلول المكنة والعوامل المؤثرة مما تجعل الأمور أكثر وضوحًا وسهولة.

اقرأ أيضًا:

• كيف يمكنك كتابة خطاب التوصية ونموذج يمكنك الاستعانة به
• كل ما تريد معرفته عن مفهوم الخريطة الذهنية.

كيفية كتابة تقرير العمل

من الجدير بالذكر أنه ليس من الضروري أن يكون التقرير مكتوبًا بل يمكن أن يكون شفهيًا أو لفظيًا لكن تعتبر الصيغة المكتوبة هي الأكثر تداولًا والأفضل. لإمكانية العودة إليها وتحليلها في أي وقت وحفظها كأرشيف ومرجع لما تم إنجازه وما حدث خصوصًا عند ضرورة اتخاذ قرارات هامة.

أما عن كيفية وطريقة كتابة تقرير العمل فهي كغيرها من النصوص المكتوبة في مجال الأعمال والذي يميزها طابع عام مهني مباشر يتسم بالوضوح وبأسلوب بسيط غير معقد.

وهذا ما سنوضحه في النقاط المهمة التي يجب توافرها في التقرير:

الدخول إلى الموضوع بشكل مباشر

لقد تعلمنا منذ أن كنا في المدرسة أنه من الضروري عند كتابة موضوع أن نبدأ بمقدمة مرتبطة بشكل أو بآخر بموضوعنا.

لكن في مجال ريادة الأعمال فالأمور مختلفة إذ أنه من المهم جدًا أن ندخل بصلب الموضوع من أول سطر منعًا لتضييع الوقت وليعرف القارئ ما هو الهدف من التقرير بدلًا من البحث عنه.

جمل قصيرة ومباشرة

كما يقال فإن خير الكلام ما قل ودل لذا من المهم أن نختصر الجمل في تقرير العمل على الأمور الهامة وأن نوجه النظر إليها بشكل مباشر بعيدًا عن التلميح أو الترميز أو غير ذلك.

مع مراعاة أن تكون الفقرات أيضًا مختصرة وواضحة. مما يضمن عدم تشتيت المتلقي عن النقاط الرئيسية.

دعوة المتلقّي لاتخاذ قرار أو إجراء

• إننا حين نذكر تفاصيل عمل ما أو مشكلة ما أو نجاح ما، فإن لنا هدف ومغزى من ذلك نريد من المتلقّي أن يعرفه ويقوم به.
• مثل اتخاذ قرار مكافأة أو طرد أو توسيع أعمال أو إلغائها أو غير ذلك.
• ومن الضروري أنو نوضح ذلك الإجراء الذي نريده أو ننصح به من خلال التقرير.

أسلوب لَبِق ومهني

من المهم المحافظة على الأسلوب الأكاديمي المهني في كتابة التقرير.

والذي بكل تأكيد لا يمنع بل يتطلب وجود عبارات لطيفة فعالة مثل عبارات الشكر والاستئذان بالإضافة إلى تحية البدء والختام.

كتابة خاتمة موجزة مفيدة

يمكنك عند الانتهاء أن تلخص النقاط الرئيسية والتوصيات المقترحة بخصوصها مع الحفاظ على الموضوعية وعلى سياسة الشركة أو شروط العمل.

معلومات يجب إضافتها في تقرير العمل

تعتبر المعلومات المتعلقة بك كاسمك ومعلومات التصال الخاصة بك وتاريخ إرسال التقرير من المعلومات الهامة التي يجب إضافتها.

بالإضافة إلى وضع عنوان مناسب للتقرير يعبر عن ماهيته أو فكرته الرئيسية.

نصائح هامة عند كتابة تقرير العمل

• عزز أفكارك ومعلوماتك بحقائق وجداول ورسو بيانية وتحليلات مبنية على مصادر معتمدة.
• أضف المراجع والمصادر التي اعتمدت عليها للموثوقية.
• اكتب مسودة في البداية ثم راجعها ونظمها بأبسط وأوضح صورة واستبعد النقاط غير المناسبة.
• قد تحتاج لكتابة أكثر من مسودة ومراجعتها وتنقيحها حتى تصل إلى التقرير المثالي الموجز والواضح.

تعتبر هذه المهارات الرقمية مثل كتابة تقرير العمل أو إرسال بريد إلكتروني أو غيرها من المهارات الضرورية في كل مجالات الأعمال في هذا العصر.

شاركونا استفساراتكم واقتراحاتكم في التعليقات أسفل المقال.